Cómo preparar tu empresa para una inspección de trabajo

Las inspecciones pueden ocurrir sin previo aviso. Este artículo ofrece una guía práctica sobre qué documentación tener lista, cómo actuar durante la inspección y qué hacer si se detectan irregularidades. También se detalla la legislación vigente y posibles sanciones.

Las inspecciones de trabajo pueden ocurrir en cualquier momento, muchas veces sin previo aviso. Estar preparado no solo reduce riesgos legales y sanciones, sino que también transmite una imagen de profesionalismo y cumplimiento. A continuación, te explicamos cómo preparar tu empresa de manera efectiva:

1. Documentación básica obligatoria

Ten siempre actualizados y disponibles:

• Contratos laborales.
• Recibos de nómina.
• Justificantes de cotización a la Seguridad Social (TC1 y TC2).
• Partes de alta y baja.
• Horarios laborales y registros de jornada (obligatorios para todas las empresas desde 2019).
• Registro retributivo.
• Plan de prevención de riesgos laborales.

2. Cumplimiento normativo

Verifica el cumplimiento de:

• Convenio colectivo aplicable.
• Normativa sobre igualdad de género.
• Ley de Protección de Datos.
• Normativa de extranjería (si corresponde).
• Condiciones de salud y seguridad en el trabajo.

3. Formación y sensibilización

Asegúrate de que responsables y personal administrativo conozcan los procedimientos ante una inspección. Informa a los empleados sobre sus derechos y sobre cómo actuar si son entrevistados.

4. Canal de comunicación interna

Habilita un canal interno para que cualquier persona pueda advertir posibles incumplimientos o riesgos legales. La detección precoz es clave para corregir a tiempo.

5. Simulacros y auditorías internas

Realiza simulacros periódicos o auditorías de cumplimiento con apoyo de asesores laborales. Esto ayuda a detectar errores comunes y a estar preparados ante una visita oficial.

6. Durante la inspección

• Colabora con el inspector y facilita toda la información solicitada.
• No ocultes documentación ni des información falsa.
• Toma nota de todas las observaciones del inspector.
• Solicita copia del acta una vez finalizada.

7. Si hay sanciones

En caso de infracciones, revisa el acta con asesoría legal. Puedes presentar alegaciones o recurso. Muchas sanciones se deben a errores formales o falta de conocimiento.

Conclusión

Una inspección no debe ser motivo de pánico si la empresa actúa con previsión. La clave está en la preparación continua, la formación del equipo y la documentación actualizada. Cumplir la normativa laboral no solo evita sanciones, también fortalece la cultura organizacional.